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Fakultät für Mathematik | Computerlabor
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Filterregeln konfigurieren

Mit Filterregeln können Sie bequem E-Mails in Folder einsortieren (etwa den Spam aussortieren), Weiterleitungen an eine externe Adresse einrichten, oder eine Abwesenheitsnachricht einstellen.

Spam aussortieren

Das Aussortieren des erkannten Spams können Sie bequem im Webinterface konfigurieren. Zunächst legen Sie einen Ordner Spam an, dann konfigurieren Sie eine Filterregel, die den Spam in diesen Ordner umleitet. Im Einzelnen geht das so:

  • Klicken Sie auf "Einstellungen→Ordner", und geben unten den Foldernamen "Spam" ein, den Sie dann erstellen.
  • Klicken Sie nun auf "Filter", dann unten rechts auf das + Symbol um eine neue Regel zu erstellen. Mit den verschiedenen Auswahlboxen und Eingabefeldern konfigurieren Sie nun die Filterregel wie auf diesem Bild.
    Stellen Sie sicher, dass Sie Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt haben. Die untere Regel sorgt dafür, dass Mails vom HRZ direkt durchgestellt werden.
  • Klicken Sie auf Speichern. Ihr Spam Filter ist nun aktiv.

Sie sollten den Spam-Ordner gelegentlich prüfen und leeren. Wir behalten uns vor, Mails im Spam-Ordner, die älter als 40 Tage sind, gelegentlich zu löschen.

Analog können Sie weitere Ordner anlegen, und anhand verschiedener Kriterien Mails direkt dort ablegen, etwa Mails von Mailinglisten. Beachten Sie, dass alle diese Ordner mit einem Großbuchstaben beginnen müssen.

Weiterleiten an externe E-Mail-Adresse

Um eine Weiterleitung einzurichten, gehen Sie in Webmail auf Einstellungen->Filter, und sortieren als erstes den Spam in den Folder "Spam" ein, wie oben beschrieben. Beachten Sie, dass erkannter Spam nicht weitergeleitet  wird. Wenn Sie den Spam nicht in einen Ordner einsortieren, gehen fälschlicherweise als Spam klassifizierte E-Mails verloren. Als zweite Regel richten Sie dann die Weiterleitungsregel ein. Typischerweise soll diese auf alle Nachrichten wirken. Man kann aber auch nur bestimmte Mails weiterleiten. Als Aktion wählen Sie "Nachricht umleiten an" aus, und geben die Zieladresse ein. Mit dem Plus-Button können Sie weitere Aktionen konfigurieren, etwa eine Weiterleitung an eine weitere Adresse. Als letzte Aktion sollte "Regelauswertung anhalten" gewählt werden, damit keine Kopie der Mail zurückbleibt.

Wir machen an dieser Stelle auf die Datenschutzrichtlinien der Universität aufmerksam, nach denen es nicht gestattet ist, dienstliche E-Mails, insbesondere solche mit personenbezogenen Daten, bei einem externen Mail-Provider zu speichern. Eine generelle Weiterleitung an einen externen Provider ist deshalb bei allen Bediensteten, und insbesondere Professoren, sehr problematisch. Da wir Sie bei Problemen mit externen Mail-Providern auch nicht unterstützen können, empfehlen wir dringend, ausschließlich Mailaccounts der Universität (inklusive der Fakultät für Mathematik)  zu verwenden. Dies verhindert unter anderem, dass E-Mails fälschlicherweise im Spam landen. Weiterleitungen sind in erster Linie für Gäste und Ehemalige gedacht.

Abwesenheitsnachricht einstellen

Das Webinterface bietet die Möglichkeit, eine Abwesenheitsnachricht zu erstellen. Diese Nachricht wird dann bei eingehenden E-Mails automatisch als Antwort verschickt. Die Abwesenheitsnachricht wird in Form einer Filterregel realisiert. Dazu klickt man unter (Zahnrad oben rechts) "Einstellungen -> Filter" auf das Pluszeichen in der unteren linken Ecke der Spalte Filter. Im ersten Bereich "Für eingehende Nachrichten" können Sie definieren, auf welche Nachrichten der Filter reagieren soll (empfohlen: "alle Nachrichten"). Unter "führe folgende Aktionen aus" ist "Mit Nachricht antworten" auszuwählen. Tragen sie nun alle ihre Mailaliase durch Komma getrennt in das Feld "Zusätzliche Liste von E-Mail Empfängern" ein. Im Feld "Wie oft sollen Nachrichten versendet werden" können Sie einstellen, wie oft jeder Nutzer eine automatisierte Antwort bekommen soll (im Beispiel alle 2 Tage). Das folgende Bild dient als Referenz:



Sobald Sie auf speichern klicken, wird der Filter aktiviert.